Wirtek A/S, o companie de software daneză listată la bursă sub simbolul WIRTEK, cu o importantă sucursală în România, se află într-o etapă de expansiune accelerată susținută prin achiziții strategice. În urma achiziției unei companii locale, Corebuild, Wirtek a avut de înfruntat provocările asociate creșterii rapide: un număr tot mai mare de clienți, angajați și birouri a generat o complexitate crescută la nivel operațional, iar procesele existente nu mai susțineau nevoile în continuă creștere.

Pentru a răspunde acestor provocări, noul CFO a inițiat un proiect de transformare digitală pentru construirea unei infrastructuri moderne, adaptată nevoilor operaționale extinse. Proiectul a vizat automatizarea proceselor cheie, precum:

• implementarea unor proceduri noi de achiziție și facturare,
• facturarea automată pe baza efortului depus, conform contractelor,
• automatizarea raportărilor financiare cerute de autoritățile de supraveghere bursieră,
• susținerea modelului contabil multinațional și a raportărilor consolidate la nivel de grup.

Am fost bucuroși să asistăm Wirtek în procesul de transformare digitală.

Procesul de consultanță

Analiza

Conform metodologiei noastre de consultanță, am început prin interviuri cu echipa de conducere (C-Level) pentru a identifica provocările strategice actuale și planurile de viitor, precum și obstacolele asociate acestora. După această etapă, am definit împreună obiectivele strategice ale viitoarei infrastructuri digitale.

Am continuat cu interviuri extinse cu echipa de management, atât din Wirtek, cât și din Corebuild — compania proaspăt achiziționată și aflată în proces de fuziune. Ulterior, discuțiile cu o parte din angajați ne-au oferit o înțelegere detaliată a nevoilor operaționale actuale.

Rezultatul procesului de analiză a fost un set nou de procese și proceduri care redefinesc fluxurile operaționale, astfel încât să răspundă nevoilor actuale și viitoare ale organizației. Noile procese au fost gândite să fie cât mai simple pentru utilizatori și standardizate la nivel de grup. Acest demers a implicat adaptarea culturii organizaționale, gestionarea schimbării și asigurarea că toate părțile interesate sunt aliniate către obiectivele comune.

În cazul Wirtek, implementarea acestor schimbări a fost rapidă datorită angajamentului și sprijinului managementului și a suportului extins din partea angajaților care își doreau schimbarea și instrumentele moderne.

Concluzii și Recomandări

Concluziile etapei de analiză s-au concretizat în specificații pentru viitoarea soluție integrată:

• CRM: Soluția curentă s-a dovedit eficientă și bine integrată, așa că a fost păstrată.
• Implementarea unui sistem ERP: Soluția de contabilitate existentă nu mai era adecvată pentru raportările multi-jurisdicționale. Am recomandat implementarea unui ERP capabil de facturare automată și raportări consolidate la nivel de grup.
• Segmentarea achizițiilor și optimizarea proceselor: Am segmentat achizițiile în două categorii – „core-business” și „operaționale” – stabilind procese dedicate de aprobare pentru fiecare categorie. Această structură a permis o gestionare eficientă a cheltuielilor și o integrare mai bună a costurilor asociate proiectelor cu facturarea.
• Raportarea efortului pe proiecte: Raportarea efortului alocat pe proiecte de către fiecare inginer era o provocare în procesul de fuziune din cauza diferențelor stilistice. Cum niciuna dintre soluțiile folosite nu avea capacitatea de a se integra cu ERP-ul iar costurile de adaptare erau prea mari, s-a decis dezvoltarea unei aplicații software dedicate. Aceasta a integrat cele mai bune practici din ambele companii, a permis raportarea unică și, prin conectarea directă la ERP, automatizarea aproape completă a facturării, eliminând astfel riscul de eroare umană.
• Integrarea subcontractorilor: Complexitatea soluțiilor tehnice pe care Wirtek le oferă clienților săi implică și achiziționarea de competențe externe. Integrarea costurilor cu subcontractorii într-o manieră transparentă pentru clienți este o provocare deoarece presupune utilizarea sistemului de raportare folosit de Wirtek și de către utilizatori externi. Aplicația dezvoltată extrage via API raportările de efort pe sarcini din instrumentele de Project Management, cum ar fi Jira, Asana sau Azure DevOps, eliminând redundanța și simplificând procesul.
• Deployment: După analiza ROI și a scenariilor de risc, s-a ales o soluție ERP SaaS și un deployment al aplicației custom în același mediu pentru accesibilitate și scalabilitate.

Alegerea Tehnologiilor și a Furnizorilor

Atenția noastră s-a concentrat pe alegerea ERP-ului. Cele mai importante componente ale viitoarei arhitecturi au fost ERP-ul și soluția custom-made. Deoarece dezvoltarea soluției custom era sub controlul Wirtek, ne-am concentrat pe selecția ERP-ului, analizând ofertele de la doi furnizori internaționali. Soluția cea mai avantajoasă urma să fie implementată de un partener din România.

Selectarea furnizorului de servicii de implementare venea cu o cerință importantă: era foarte important ca soluția să fie funcțională înainte de începutul viitorului an fiscal. În caz contrar, departamentul financiar și-ar fi văzut triplată munca de raportare: sistemul vechi, cel nou și integrarea între ele, simultan cu implicarea activă în implementarea ERP-ului.

Ofertele au fost analizate nu doar tehnic și financiar, dar și în funcție de capacitatea de execuție rapidă. În final, am ales un partener cu experiență în proiecte similare, capabil să respecte termenul limită.

Implementarea

Ca parte a colaborării, Colia a reprezentat Wirtek în relația cu implementatorul, gestionând proiectul pentru a asigura o implementare lină și conformă cu termenul de livrare. Am preluat aproximativ 80% din solicitările implementatorului, permițând managementului Wirtek să se concentreze pe inițiative strategice.

Managementul schimbării, una dintre cele mai complexe părți ale proiectelor de digitalizare, a fost abordat conform metodologiei noastre. Am implicat, încă din fazele de design, persoanele cele mai deschise către tehnologii noi, cunoscute ca „early adopters”. La rândul lor, aceștia au acționat ca ambasadori ai noilor soluții și și-au sprijinit colegii atunci când a fost necesar. Considerăm acest proces esențial pentru o tranziție lină și eficientă către un sistem nou.

Concluzii

Proiectul de digitalizare a avut un impact pozitiv semnificativ asupra eficienței operaționale. Datorită degrevării de sarcini administrative cu valoare adăugată redusă, echipa de management s-a putut concentra pe activități strategice, susținând creșterea companiei în România și extinderea pe piața din Portugalia printr-o nouă achiziție.

La nivel operațional, procesul de raportare a efortului pe proiect de către ingineri s-a simplificat considerabil, eliminând redundanțele și reducând erorile. Acest lucru a avut un impact pozitiv și asupra satisfacției echipei. Clienții au primit noile facturi cu o detaliere a costurilor ce a fost posibilă doar prin integrare și automatizare, ceea ce a consolidat încrederea în serviciile oferite de Wirtek.

Proiectul a reprezentat o transformare digitală de succes, îndeplinind toate obiectivele majore și consolidând baza pentru o creștere sustenabilă. Wirtek este acum pregătită pentru extindere și noi oportunități.

Colaborarea cu Wirtek a fost o experiență deosebită pentru noi și suntem mândri de rezultatele obținute. Le dorim succes în viitoarele inițiative de expansiune și inovație.