Digitalizarea este o necesitate pentru a rămâne competitiv – un concept comun acceptat în zilele noastre printre decidenții din companiile românești. Modul în care se gestionează un proiect de transformare digitală, însă, poate face diferența între o implementare reușită și una costisitoare, dezordonată sau chiar un eșec total. Până la urmă, conform BCG, 70% dintre proiectele de digitalizare eșuează.
Pentru a avea succes, proiectele de digitalizare trebuie să fie bine structurate, aliniate strategic și gestionate astfel încât să ofere beneficii reale. Iată câteva idei inspirate din metodologia Project Canvas, dezvoltată de Antonio Nieto-Rodriguez, pentru a structura acest proces într-un mod clar și eficient. Subiectul este larg dezbătut, iar articole reprezentative se găsesc în Harvard Business Review sau pe site-urile marilor companii de consultanță.
Definirea obiectivului
Obiectivul, sau „de ce”-ul proiectului, este esența fiecărei inițiative de digitalizare. Înainte de a investi în noi tehnologii sau procese digitale, este important să răspundem la întrebarea: „De ce facem acest proiect?”. Obiectivele pot include reducerea costurilor operaționale, eficientizarea proceselor, îmbunătățirea experienței clienților sau creșterea productivității interne. Definirea clară a obiectivului permite concentrarea pe rezultatele finale și simplifică deciziile pe parcursul proiectului. Aceste decizii vor fi numeroase și importante, astfel încât o ancoră strategică este esențială și utilă.
Stabilirea persoanelor implicate: sponsori, stakeholderi, resurse și ambasadori
- Sponsori – În companiile medii, sponsorii unui proiect de digitalizare sunt, de obicei, membrii echipei de management sau directorii executivi, care au responsabilitatea de a sprijini și valida investiția. Ei trebuie să fie implicați activ pentru a asigura alinierea cu obiectivele de afaceri.
- Stakeholderi – Un proiect de digitalizare afectează multe departamente și echipe, de la IT și HR până la vânzări și marketing. Identificarea acestor stakeholderi, înțelegerea modului în care proiectul le va afecta activitatea și, mai ales, alinierea lor la noile procese – una dintre cele mai dificile sarcini în experiența noastră – sunt etape critice pentru succesul implementării.
- Resurse – Proiectele de digitalizare necesită atât expertiză tehnică, cât și cunoștințe operaționale. Este recomandat să existe un mix de abilități care să includă specialiști IT și reprezentanți din departamentele implicate, pentru a asigura că soluțiile dezvoltate răspund nevoilor specifice ale companiei. Echipa Colia aduce expertiza necesară, însă pe fiecare arie este necesar un responsabil intern care să răspundă întrebărilor și să valideze viitoarele procese.
- Ambasadorii sau „power users” – Selectați din rândul celor cu profil de „early adopters”, ambasadorii sunt angajați implicați în procesul decizional, în mod particular pe detalii operaționale. Ei vor testa primii sistemele noi, cu mult înainte de lansarea în producție. De preferință, este ideal să existe câte unul din fiecare departament sau arie funcțională. Ulterior, aceștia vor acționa ca ambasadori, oferind suport direct colegilor lor, crescând astfel rata de adopție și scăzând costul suportului oferit de furnizor.
Notă: Ambasadorii nu fac parte din metodologia standard Project Canvas, însă Colia i-a inclus în metodologie datorită impactului semnificativ asupra ratei de adopție a noilor soluții IT. O opoziție din partea angajaților, chiar și tacită, poate afecta negativ proiectul pe termen scurt și mediu.
Designul proiectului: livrabile, plan și managementul schimbării
- Livrabile – În contextul unui proiect de digitalizare, livrabilele pot include platforme software, automatizări de procese, rapoarte financiare și de performanță și, deseori, noi moduri de lucru. Definirea clară a livrabilelor ajută echipa să-și stabilească prioritățile și etapele intermediare.
- Planificare – Pentru companiile mici sau medii, unde resursele sunt de regulă limitate, este important să existe un plan detaliat cu termene clare pentru fiecare etapă. Concret, acest plan ar trebui să includă un calendar cu activitățile esențiale: analiza inițială, alegerea soluțiilor, implementarea și/sau dezvoltarea și testarea lor, instruirea angajaților și începerea utilizării.
Notă: Aproape niciodată calendarul nu va fi respectat cu exactitate, deoarece provocările neașteptate sunt inevitabile într-un proiect de 6-18 luni. Totuși, este crucial ca acest calendar să existe, deoarece fiecare etapă presupune o disponibilitate semnificativă din partea echipei implicate, iar planificarea ajută la sincronizarea cu perioadele de vârf ale activității.
- Managementul schimbării – Digitalizarea aduce schimbări majore în modul de lucru al angajaților, iar nu toți vor fi entuziasmați de acest lucru. Este esențial să gestionăm schimbarea, asigurându-ne că angajații sunt pregătiți și dornici să adopte noile procese și instrumente. Planul de management al schimbării trebuie să includă sesiuni de informare și instruire, precum și canale de feedback pentru a permite angajaților să exprime provocările întâmpinate. Ambasadorii vor avea un rol esențial în creșterea ratei de adopție, oferind suport direct și adresând temerile colegilor.
Investiția și beneficiile
- Investiția – Digitalizarea reprezintă o investiție, nu o simplă cheltuială. Costurile pot varia semnificativ în funcție de complexitatea proiectului, de aceea este important ca fiecare componentă a proiectului să fie evaluată în funcție de rentabilitate și bugetul disponibil.
Notă: În metodologia Colia, realizăm o analiză a rentabilității pentru fiecare automatizare sau soluție propusă. Uneori, descoperim că anumite funcționalități nu merită implementate deoarece costul depășește semnificativ beneficiile.
- Beneficiile – Pentru a măsura succesul, este important să stabilim de la început impactul dorit. Beneficiile pot include eficiență crescută, un timp de răspuns mai rapid pentru clienți sau reducerea costurilor operaționale. Stabilirea unor indicatori de performanță (KPI) clari permite evaluarea obiectivă a succesului proiectului de digitalizare.
Concluzie
Un proiect de transformare digitală bine gestionat poate transforma o companie medie într-un competitor agil, reducând costurile operaționale și crescând eficiența angajaților și a companiei în ansamblu. Project Canvas oferă un cadru metodologic prin care managerii și decidenții pot asigura o implementare eficientă și fără sincope. Fiecare etapă, de la definirea scopului până la măsurarea beneficiilor, contribuie la creșterea șanselor ca proiectul să fie un succes.
La Colia, când definim și/sau gestionăm proiectele clienților noștrii, utilizăm o variantă ușor modificată. Am adăugat câteva elemente noi pentru a rezolva provocări ce nu sunt adresate suficient în modelul standard.