Transformarea digitală sună complicat, dar nu trebuie să fie. Cât timp pierzi zilnic pe procese manuale care ar putea fi automatizate?
Dacă e făcută corect, aduce claritate, eficiență și creștere reală. Iar cheia este să o abordezi ca pe orice alt proiect strategic din companie: cu obiective clare, oameni responsabili și pași concreți.

Un proiect de digitalizare are patru etape esențiale:

1. Pregătirea inițială
2. Ce trebuie făcut și cum
3. Cu ce instrumente și cu cine
4. Implementarea propriu-zisă

Hai să le luăm pe rând.

1. Pregătirea – unde vrei să ajungi și cine te duce acolo

Fără obiective clare, orice proiect digital se transformă într-o listă de software-uri și promisiuni neclare. Începutul corect pornește de la viziunea top managementului: unde vrem să fim peste 3–5 ani? Ce vrem să îmbunătățim? Ce trebuie să rămână controlat și ce putem automatiza?

Aceste răspunsuri conturează direcția, prioritizează investițiile și stabilesc criteriile de succes.

În plus, este important să fie desemnat un responsabil de proiect din cadrul echipei de management – sponsor se mai numește. Rolul său e de a centraliza informațiile, a lua decizii rapide, a prioritiza și a menține direcția clară.
În acest articol vom presupune că tu ești acest responsabil.

2. Ce trebuie făcut și cum – definirea strategiei de digitalizare

După ce știi unde vrei să ajungi, următoarea întrebare este: ce trebuie schimbat în companie ca să ajungă acolo?

Situația curentă

Se analizează procesele actuale și se identifică punctele unde se pierd timp și/sau bani sau unde apar erori. Acolo sunt cele mai bune oportunități de automatizare și optimizare. Este important ca această analiză să se facă în detaliu și să fie obiectivă. Trebuie să adreseze toate procesele curente, din toate departamentele, pentru a verifica în ce măsură:

1. Sunt aliniate cu strategia
2. Sunt optimizate sau prezintă timpi morți, sarcini repetitive, etc.
3. Se comunică clar interdepartamental.

Redesign pentru eficiență

După clarificarea situației curente, pasul următor este definirea modelului următor. Re-designul proceselor pentru a beneficia de automatizările posibile azi pentru a reduce timpul alocat operațiilor repetitive, preferabil spre zero. Aici e nevoie de experiență reală în ce se poate face în mod realist cu instrumentele disponibile azi. Din miile de soluții disponibile, care este cea care răspunde la nevoii cel mai bine și la un cost accesibil și sustenabil?
Pornind de la ce se poate face, ce se poate automatiza, regulile și modul de tratare a tuturor excepțiilor ce pot apărea, se proiectează viitoarele procese ale companiei.

Specificațiile pentru viitoarele soluții IT

Acest nou set de procese este sursa specificațiilor pentru viitoarele soluții IT – de la modul de operare, până la interconectare și suportul hardware necesar. Nu se pleacă niciodată de la „ce poate face un software” ci de la ce nevoi există.
Specificațiile sunt împărțite în module și abia apoi se poate trece la etapa următoare: găsirea soluțiilor și a furnizorilor care le pot implementa în mod eficient. În funcție de dependențe și prioritățile business-ului, se stabilește planul de implementare.

Rezultatul final al acestei etape este un plan clar, pas cu pas, pentru transformarea digitală a companiei tale – fără să cumperi software, hardware sau servicii înainte să știi ce ai cu adevărat nevoie.

3. Cu ce instrumente și cu cine – selecția tehnologiilor și a furnizorilor

Acum că știm ce trebuie făcut, urmează o decizie importantă: cu ce soluții și cu ce echipe implementăm totul? Selecția corectă a tehnologiilor și a partenerilor face diferența între un proiect care aduce rezultate și unul care consumă timp și bani fără efect sau chiar eșuează.

1. Se stabilește nivelul dorit: soluții enterprise internaționale sau locale. Ideal, se merg pe cel puțin două variante pentru a încuraja competiția.
2. Se filtrează furnizorii în funcție de specializare și experiență relevantă.
3. Li se trimit specificațiile simplificate (fără informații confidențiale) și li se cere o propunere tehnică și o estimare financiară.
4. Se analizează ofertele:
   • câte cerințe sunt acoperite nativ,
   • ce dezvoltări custom sunt necesare,
   • integrarea modulelor,
   • tratamentul erorilor,
   • disponibilitatea resurselor,
   • opțiuni SaaS/OnPrem,
   • metodologie de implementare și mentenanță,
   • estimare de cost.
5. Se aleg doi-trei furnizori pentru faza finală.
6. Se semnează acorduri de confidențialitate.
7. Se trimit caietele de sarcini complete.
8. Se analizează ofertele finale și se selectează câștigătorul.

4. Implementarea

Aici începe munca reală. O implementare poate dura între 6 și 18 luni, iar succesul ei depinde de organizare și implicare constantă.

Managementul de proiect presupune:

• Sincronizarea furnizorilor, mai ales în cazul interdependențelor.
• Gestionarea schimbărilor: fie absența temporară sau permanentă a unor persoane-cheie din proiect, fie schimbări de strategie sau tehnologice ce apar pe parcurs, fie altele ce nu se pot prevedea.
• Recalibrarea milestone-urilor când este necesar.
• Crearea scenariilor de test.
• Trainingul utilizatorilor.

Rezultatul final: un proiect dus la capăt fără stres, cu rezultate concrete și utilizatori care chiar folosesc ce s-a implementat.

Informațiile prezentate în acest articol sunt generale. Vrei să afli cum s-ar aplica toate astea în compania ta? Programează o evaluare gratuită azi – discutăm concret, pe nevoile tale specifice.