Recâștigarea controlului într-o piață turbulentă.
Medfreight se confruntă cu numeroase provocări în industria sa. Crizele internaționale și supracapacitatea au zdrobit prețurile, reducând profiturile în întreaga industrie. În același timp, ratele de schimb pentru USD, EUR și RON (moneda locală) au fluctuat dramatic de la o zi la alta, în timp ce trecerea de la o ofertă fermă la încasarea plății putea dura până la 3-4 luni.
Nu aveau prea multe opțiuni pentru a rezolva aceste provocări. Însă, deși Medfreight nu putea schimba lumea, putea să se schimbe pe sine.
Cerința afacerii: Recâștigarea controlului
Soluția propusă: Transformare digitală
Identificarea problemelor fiecărui stakeholder
Stabilirea obiectivelor principale de afaceri pentru transformarea digitală a implicat o înțelegere profundă a industriei și a provocărilor sale. Noi am adus la masă know-how-ul tehnologic, în timp ce managementul Medfreight a contribuit cu experiența sa de afaceri. Aceasta ne-a permis să definim împreună obiectivele.
Pentru a obține o perspectivă de 360°, am intervievat managementul și viitorii utilizatori, punând întrebări despre ceea ce funcționa și ce nu, care procese doreau să le schimbe și ce provocări operaționale întâmpinau.
Cerințele managementului:
Controlul costurilor: O actualizare zilnică a costurilor și veniturilor bazată pe fluctuațiile valutare.
Statusul curent: Pentru fiecare comandă.
Locația fiecărei resurse: Adică, mijloace de transport, containere etc., grupate pe baza mai multor factori, inclusiv comenzi, clienți, status și ID.
Statistici: Cu evoluția costurilor de transport pentru fiecare port în care operează și pentru fiecare proprietar de nave cu care colaborează.
Informații centralizate: Inclusiv documentația pentru fiecare comandă.
CRM: Cu adresele clienților, detalii de contact și contracte, precum și venitul și profitul total realizat cu aceștia.
Cerințele angajaților:
Rata de adoptare este una dintre principalele provocări într-un proiect de transformare digitală. De aceea, a fost atât de important să le cerem opinia angajaților.
Ce trebuia schimbat: A existat un consens general că sistemul actual trebuia modernizat. Angajații au recunoscut, de asemenea, obiectivele stabilite cu managementul și au întocmit o listă lungă de funcționalități solicitate.
Ce trebuia să rămână la fel: A existat și clasica teamă de schimbare. „Ce va permite și ce nu va permite noul sistem să fac? Ce se întâmplă dacă am nevoie să fac o sarcină specifică ca excepție și noul sistem o interzice?” Acestea au fost toate întrebări legitime și trebuiau abordate.
Cel mai mare risc pentru succes nu este neacceptarea transformării digitale. Cel mai mare risc pentru succes este să nu recunoști că lumea se schimbă și că modul în care îți desfășori afacerea, modul în care operezi, interacționezi cu clienții și inovezi, toate acestea vor fi diferite.
Soluția
Primul pas: Scapă de hârtii (și de necesitatea lor).
Pentru fiecare tip de document (non-fiscal, facturi de la furnizori și documente de vânzare), am proiectat o secțiune de încărcare prin drag and drop. După ce un fișier era plasat (încărcat) și integritatea sa confirmată, erau solicitate detalii specifice, cum ar fi etichete pentru căutare și filtrare. Pentru a facilita recunoașterea vizuală a documentelor, s-a creat o miniatură a imaginii, afișată în locul unui link de text.Versiunea (super) scurtată a fluxului de lucru
Documentele financiare erau asociate cu o comandă și aveau un ciclu de viață cu mai multe etape, trecând de la un rol la altul conform fluxului de lucru al afacerii. Mărfurile (denumite containere) erau asociate cu un transport înregistrat. Fișierele și datele erau adăugate și actualizate de diferite roluri conform proceselor interne. Un jurnal imuabil înregistra fiecare acțiune de modificare a datelor efectuată de orice utilizator și le afișa transparent la cerere.Al doilea pas: Conectează totul.
Un act de comandă a fost creat ca o colecție neexclusivă de documente, containere și transporturi, utilizând metainformații cum ar fi starea actuală, marjele financiare actualizate zilnic și informații speciale. Unele elemente, precum navele sau facturile, puteau fi asociate cu mai multe comenzi, astfel încât a fost implementat un mecanism de integrare cu scripturi de siguranță pentru ștergere și/sau modificare. Comenzile erau corelate cu clienții și furnizorii pentru a determina veniturile, profitul, volumul și alte date specifice utilizate în statistici.Al treilea pas: Fă utilizatorii să iubească noul sistem.
Odată ce procesul de digitalizare a fost complet, a venit momentul să profităm de acesta:- Stări clare pentru fiecare comandă.
- Rapoarte automate exportate direct în format PDF sau Excel.
- Gestionarea facilă a navelor.
- Notificări automate pentru clienți în cazul întârzierii navelor.
- Actualizări zilnice ale cursului valutar, arătând impactul acestora asupra fiecărei comenzi.
- Analize ale performanței clienților și furnizorilor.
- Plus o mulțime de alte funcționalități!
Cum transformarea digitală a făcut mai ușoară viața pentru fiecare rol din companie
Gestionarea navelor
Dacă o navă avea întârziere sau dacă ajungea mai devreme decât era așteptat, utilizatorii puteau să o mute simplu la o nouă zi de sosire în calendar, iar sistemul notifica automat clienții. Dacă ETA (timpul estimat de sosire) nu era cunoscut încă, utilizatorii puteau lăsa câmpul necompletat, iar intrarea apărea într-o zonă special concepută, așteptând să fie plasată în calendar.
Gestionarea containerelor
Utilizatorii puteau introduce numele navei, voiajul, numele clientului, ordinul de rezervare sau orice alt cuvânt-cheie. Sistemul genera apoi o listă, gata să fie exportată în format PDF, XLS sau CSV — sau trimisă direct la imprimantă.
Gestionarea timpului
Calendarul personal a fost proiectat pentru a afișa toate evenimentele – cum ar fi sosirea navelor – într-o singură interfață.
Gestionarea documentelor
Documentele puteau fi identificate ușor prin vizualizarea miniaturilor sau prin căutarea utilizând orice cuvânt-cheie din tabel. Utilizatorii le puteau vizualiza ca PDF sau descărca pe computerul lor.
Cooperare îmbunătățită
Când utilizatorii aveau nevoie de o decizie din partea managementului în legătură cu o situație specifică, puteau marca situația ca „necesită revizuire,” iar un semn roșu de avertizare rămânea afișat până când managementul oferea o soluție.
Sănătatea financiară
Un semnal roșu este afișat dacă profitul devine negativ din cauza fluctuațiilor valutare.
Gestionarea prețurilor
Utilizatorii puteau verifica veniturile și profitul general pentru a decide dacă o afacere merita — lucru util atunci când un client încerca să negocieze prețuri mai mici.
Contabilitate simplificată
Echipa de contabilitate putea vizualiza conturile de plătit și de încasat folosind un grafic tip „donut” pentru o vizualizare mai ușoară. Dacă facturile erau incorecte, puteau fi marcate și disputate, iar când facturile erau plătite sau banii erau primiți, puteau fi marcate cu ușurință ca fiind completate, utilizând interfața drag-and-drop.
Gestionarea comenzilor
Starea curentă a fiecărei comenzi era vizibilă pe pagina generală a tabloului de bord. Dacă era necesar suport, acesta era semnalizat din cadrul afișajului.
Gestionarea vânzărilor
Starea veniturilor, a profitului și a fluxului de numerar era clar vizibilă și actualizată zilnic cu valoarea actuală a monedei. Utilizatorii puteau vizualiza starea în timp real pentru fiecare client și puteau crea cu ușurință o listă sortabilă cu toate informațiile financiare disponibile. Aceasta includea veniturile zilnice, lunare și anuale, precum și profitabilitatea sau volumul pentru fiecare vânzător, client sau furnizor, împreună cu zeci de alte statistici pe o pagină special concepută.
Adoptarea este importantă!
Tratăm adoptarea cu maximă atenție. Detaliile familiare sunt digitalizate pentru ca utilizatorii să aibă o curbă de învățare ușoară.
Procesul digital a urmat cât mai fidel posibil cel existent. Am actualizat procedurile doar pentru a simplifica sarcinile, a reduce redundanțele și a automatiza rezultatele. O atenție specială a fost acordată detaliilor familiare.
Un exemplu:
Am creat chiar și o replică virtuală îmbunătățită a bine-cunoscutelor „Post-It” pe care erau obișnuiți să le folosească. Acum este disponibilă în fiecare secțiune unde sunt necesare informații personalizate, atât publice, cât și private.
Rezultatul: transformarea digitală readuce controlul
Transformarea digitală a afacerii Medfreight le-a permis să recâștige controlul într-o piață turbulentă, facilitând viața managementului și simplificând sarcinile pentru echipele de vânzări, suport și operațiuni.
Rezultatul final: Mai puțin timp irosit cu operațiunile, mai mult timp pentru alte sarcini și costuri mai mici.
